Телефонные переговоры – то, без чего практически невозможно представить себе работу рекламного агентства. Общение и уточнения, переговоры и первое знакомство с новым заказчиком – все это происходит постоянно и является частью бизнес-процессов РА. Поэтому телефоны обязаны соответствовать возложенным на них задачам. Хорошая новость заключается в том, что многоканальный телефон в офис на www.mango-office.ru/products/mnogokanalnyiy_nomer сейчас подключается сравнительно легко. Достаточно выбрать подходящий вариант – и организовать, конечно же, грамотную работу разных служб.
Шаг первый – это наладить входящую коммуникацию.
Общение с теми, кто звонит в рекламное агентство, долго быть достаточно легким и продуктивным для звонящего. Для этого важно, чтобы телефонные номера разных отделов (юридического, бухгалтерского и других) отличались от телефонов, по которым непосредственно менеджеры по продажам отрабатывают каждый звонок с клиентом – нынешним или потенциальным. Потрудитесь, чтобы "служебные" номера телефонов не попадали на визитки других сотрудников – и каждый звонок станет целевым. А штатные работники не будут отвлекаться на общение с менеджерами, которые должны были принять факс или взять трубочку.
Шаг второй – это организовать коммуникацию непосредственно отдела продаж. Здесь важно добиться того, чтобы клиент как можно быстрее находил "своего" менеджера, не ожидая десятки минут на линии, пока его запрос будет услышан нужным человеком.
Третий шаг – это отработанная схема коммуникации между самими сотрудниками рекламного агентства. Нередко директора не обращают внимания на "сломанный телефон" между менеджером и дизайнером, то есть между теми, кто обслуживает клиента и кто реально готовит конкретные рекламные материалы или мероприятие. В то же время клиентам важно держать руку на пульсе и понимать, на какой стадии, в какой степени готовности находятся их рекламные материалы или конкретная кампания. Только тогда коммуникация будет по-настоящему эффективной.